COMPLIANCE NACHHALTIG IM UNTERNEHMEN VERANKERN

06.07.2017 14:00 von Front Desk

Eine erfolgreiche Schulungs-Kampagne ist ein Dreiklang aus Planung, Kommunikation und Konzeption

Autor: Sybille Frank, Senior Consultant Training & Learning bei SELECTEAM Deutschland GmbH

 

Wissen ist ein unschätzbar hoher immaterieller Vermögenswert für Unternehmen. Dieses Wissen beruht auf Verstehen, das durch die Einordnung der Informationen in einen Zusammenhang oder Kontext erfolgt. Für die Vermittlung und den nachhaltigen Aufbau von Wissen bedarf es professioneller Trainings-Konzepte.
Ein gutes Training berücksichtigt dabei nicht nur, was vermittelt wird, also die Theorie, sondern auch, wie etwas vermittelt wird, also den Transfer in die Praxis. Denn ein Training bringt erst dann den erwünschten Mehrwert, wenn das neu Erlernte tatsächlich angewendet wird. Trennt dieser Anspruch auf der Seite der Trainingsanbieter schon die Spreu vom Weizen, wird die Luft, wenn es um Compliance Training geht, richtig dünn. Denn in diesem Fall geht es nicht nur um die Vermittlung von Regeln und Gesetzen. Compliance bedeutet vielfach Veränderung. Verhalten, das bislang akzeptiert wurde, ist auf einmal verboten. Regeln müssen beachtet und befolgt werden, auch wenn sie unerwünscht und unbequem sind. Deshalb ist es für den Erfolg von Compliance Trainings von elementarer Bedeutung, dass das Wissen nachhaltig verankert wird.

  

e-Learning ist keine Allzweckwaffe

Aber statt professioneller, längerfristiger Planung trifft man in der Praxis nur zu oft auf Aktionismus bei der Wissensvermittlung. Man konzentriert sich nur auf das gerade aktuelle Thema - bei der Neueinführung von Compliance ist das meist der Verhaltenskodex – und beginnt, hierzu ad-hoc ein Training zu entwickeln. Als Schulungsmethode wird meist ausschließlich e-Learning in Betracht gezogen – sozusagen als Allzweck-Waffe. Man glaubt, dadurch Zeit und Budget zu sparen. Denn es gibt ein großes Angebot an fertigen Standard-Kursen, die bei verschiedenen e-Learning-Anbietern lizensiert werden können. Vergessen wird dabei, dass in diesen Kursen nur Basiswissen vermittelt werden kann. Auch haben sich die Verantwortlichen meist keine Gedanken darüber gemacht, wie dieses Basiswissen vertieft werden soll und das Thema Schritt für Schritt nachhaltig im Unternehmen verankert werden kann.

Es reicht nicht aus, wenn die Lerner nur Wissen anhäufen. Dieses Wissen muss auch in der täglichen Praxis angewendet werden. Damit dieser Transfer in die Praxis gelingt, müssen die Mitarbeiter die Notwendigkeit von Compliance verstehen und sich mit dem Thema identifizieren können. Und das wiederum gelingt nur, wenn Bedenken, Ängste und Vorbehalte ernst genommen und ausgeräumt werden bzw. wenn es überhaupt Gelegenheit zur Diskussion gibt. Mit ein paar e-Learning Kursen ist es also nicht getan. Es bedarf vielmehr der regelmäßigen Schulung und Auffrischung mittels aufeinander abgestimmter Trainingsmodule und einer Kombination verschiedener Schulungsmethoden. Nicht die Durchführung einzelner Trainings steht im Vordergrund, sondern eine ganzheitliche Vorgehensweise. Ein Ansatz, den sich zwar viele Dienstleister auf die Fahne schreiben, der sich in der Praxis aber nur allzu oft als Etikettenschwindel erweist.

  

Der Dreiklang aus Planung, Kommunikation und Konzeption

Die Basis einer jeden erfolgreichen Schulungs-Kampagne ist ein Dreiklang aus Planung, Kommunikation und Konzeption, denn nicht nur der Schulungsinhalt zählt. Dieser ist zwar wichtig, aber nicht allein entscheidend für den Erfolg.

 

Längerfristiger Schulungsplan

Im ersten Schritt sollte ein längerfristiger Schulungsplan erstellt werden. Umfassende und frühzeitige Planung – lange bevor ein Training inhaltlich konzeptioniert wird – zahlt sich später aus. Sie spart Zeit und Geld und schafft Synergien.
 
Bei einem längerfristigen Schulungsplan reden wir von einem Zeitraum zwischen drei und fünf Jahren. Die erste Grobplanung sammelt alle zu schulenden Themen, definiert die Zielgruppe, schätzt die Zahl der Teilnehmer pro Thema, berücksichtigt die neuen Mitarbeiter im Unternehmen, legt die regelmäßigen Auffrischungs-Trainings für die verschiedenen Themen und eine realistische Anzahl von Compliance-Trainings pro Jahr fest. Zum einen soll fortlaufend und regelmäßig geschult werden, denn nur was regelmäßig diskutiert wird, bleibt auch haften. Zum anderen sollen die Mitarbeiter aber auch nicht mit Compliance-Trainings überschüttet werden, da sonst die Akzeptanz deutlich leidet.
 
Im nächsten Schritt können jetzt weitere Details geplant werden. Dazu zählt im internationalen Umfeld die Überlegung, in welcher Sprache Trainings angeboten werden sollen. Daneben müssen auch die technischen Anforderungen und Voraussetzungen z.B. für e-Learning oder Mobile Learning geklärt werden. Denn es kann durchaus sein, dass sich e-Learning in bestimmten Situationen nicht rechnet. Oder die technischen Voraussetzungen sind nicht durchgehend gegeben oder lassen sich nur mit einigem (Zeit-)Aufwand realisieren.
 
Alle wichtigen Rahmenbedingungen sind nun bekannt und es folgt die Entscheidung über die Schulungsmethoden. Ein Methoden-Mix sollte in jedem Fall angestrebt werden. Das heißt, dass e-Learning-Kurse und Präsenztrainings sinnvoll kombiniert und auch Formate wie z.B. Diskussionsrunden, Gruppenarbeiten, Videos und andere berücksichtigt werden. Wichtig ist, das Lernen abwechslungsreich zu gestalten und den Lernern auch die Möglichkeit zum Austausch zu geben.

  

Schulungsprozess festlegen

Nachdem geklärt ist, zu welchen Themen wie viele Mitarbeiter in welchem Zeitraum geschult werden müssen, kann der Schulungsprozess aufgesetzt werden. In diesem Zusammenhang muss unter anderem geklärt werden, wie mit der Situation und dem Mitarbeiter umgegangen werden soll, wenn dieser an den für ihn bestimmten Kursen nicht teilnimmt und auch der Aufforderung zur Teilnahme an den Schulungen nicht nachkommt. Ein weiterer wesentlicher Punkt ist ein aussagekräftiges und fehlerfreies Reporting über das einerseits die Schulungsteilnahmen dokumentiert werden, andererseits aber auch der Nutzen der Trainings nachgewiesen wird.
 
Unter anderem sind in dieser Phase folgende Fragen zu beantworten: Wie wird die Teilnahme an Schulungen dokumentiert? Wie sieht die Erfolgskontrolle aus? Reicht es aus, zu wissen, wie viel Prozent der vorgesehenen Mitarbeiter eine Schulung absolviert haben? Oder muss der Wissensstand nachgewiesen werden? Welche Vorgaben macht z.B. in Deutschland der Betriebsrat hinsichtlich einer Erfolgskontrolle? Welche Vorgaben müssen in anderen Ländern berücksichtigt werden? Sollen Zertifikate ausgegeben werden? Und welche Leistung muss erbracht werden, um ein Zertifikat zu erwerben?

  

Tool-Entscheidung

Steht der Schulungsprozess, kann eine Entscheidung bezüglich des einzusetzenden Tools getroffen werden, bzw. ob eine Tool-Unterstützung überhaupt sinnvoll ist. Ab einem bestimmten Schulungsumfang hilft ein System, z.B. ein Lernmanagement System, den administrativen Aufwand deutlich zu reduzieren. Der größte Nutzen wird erzielt, wenn sowohl e-Learning Kurse als auch Präsenzschulungen darüber gesteuert werden können. Leider wird an dieser Stelle viel zu oft das Pferd von hinten aufgezäumt. Das Tool steht im Zentrum aller Überlegungen und wird als Erstes ausgewählt mit oftmals fatalen Folgen. Denn ohne vernünftigen Schulungsplan können die notwendigen Funktionalitäten noch gar nicht abschließend definiert werden. So wird einfach ein Tool für die Steuerung von e-Learning Kursen eingeführt, und dies oft auch noch abhängig vom Anbieter der Standard-e-Learning Kurse. Nachdem die ersten Trainings durchgeführt wurden, stellt sich dann auf einmal heraus, dass mit dem Tool nur ein Teil der Trainings gesteuert werden kann. Denn Kurse von anderen Anbietern oder Präsenztrainings werden beispielsweise gar nicht unterstützt. Eine gute Planung schützt davor, in diesen Fällen wieder bei „Adam und Eva“ anzufangen. Denn aus einer längerfristigen Schulungsplanung lassen sich die Rahmenbedingungen und Anforderungen an das Tool ableiten und die Kriterien zur Auswahl des passenden Tools können ohne großen Aufwand definiert werden.

  

Kommunikation

Eine gelebte Compliance-Kultur kann nur entstehen, wenn das Management-Team und die Vorgesetzten eine klare Botschaft vermitteln und sich selbst an die Regeln halten. In einem offenen Dialog müssen Fragen und Diskussionen aber auch Widersprüche zugelassen sein sowie Bedenken und Ängste ernst genommen und diskutiert werden. Nur wenn der einzelne Mitarbeiter den Nutzen von Compliance für sich selbst und das Unternehmen begreift, entsteht die Bereitschaft, einen aktiven Beitrag zum Gelingen zu leisten oder seine bisherige Einstellung zu überdenken und sein Verhalten zu ändern.
 
Eine Form der aktiven Kommunikation können gemeinsame Workshops von Mitarbeitern und Führungskräften sein mit dem Ziel, das Gespräch anzuregen und den Austausch zu fördern. Im Mittelpunkt steht hier nicht die Vermittlung von Wissen – sondern die Interaktion mit den anderen Teilnehmern. Ein solcher Workshop findet idealerweise in einer großen bis sehr großen fachübergreifenden und hierarchisch gemischten Gruppe statt (bis zu 80 Teilnehmer, je nach Zielsetzung auch mehr).
 
Die Teilnehmer bearbeiten in wechselnden Kleingruppen bestimmte Aufgaben oder Problemstellungen und finden gemeinsam Lösungen. Die Möglichkeit, das Thema selbst mitzugestalten, schafft dabei eine hohe Identifikation mit dem Thema. Die Herausforderung bei der Gestaltung der Workshops besteht darin, die richtigen Fragen und Aufgaben zu formulieren und eine offene Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Vorstand bzw. Geschäftsführer sollten persönlich anwesend sein und sich der Diskussion und Fragen stellen. Das unterstreicht den hohen Stellenwert des Themas im Unternehmen.
 
Ausgewählte Arbeitsergebnisse können in die nachfolgenden Trainings einfließen, wodurch ein hoher Praxisbezug geschaffen wird. Diese Workshops sollten bei der Einführung von Compliance im Unternehmen den Auftakt zur Schulungs-Kampagne bilden.
 
Selbstverständlich sollte das Kommunikationskonzept auch vorsehen, die Mitarbeiter frühzeitig über die Zielsetzung und den Ablauf einer Schulungs-Kampagne zu informieren, damit jeder Mitarbeiter weiß, wohin die Reise gehen soll. Nur wenn zuvor ein längerfristiger Schulungsplan erstellt wurde, kann auch schlüssig kommuniziert werden. Workshops und Information zusammen schaffen Transparenz und damit Akzeptanz.

  

Schulungskonzeption

Erst jetzt, wenn die Planung abgeschlossen und kommuniziert ist, wird mit der Schulungskonzeption begonnen. Diese ganzheitliche Vorgehensweise hat den Vorteil, dass die verschiedenen Themenblöcke leichter voneinander abgrenzbar sind und von Anfang an modular und aufeinander aufbauend entwickelt werden können. Auf diese Weise können auch leichter Kurzmodule erstellt werden, die dann wiederum zu Trainings für verschiedene Zielgruppen kombinierbar sind oder auch einzeln zur Auffrischung verwendet werden können. So wird die Konzeption der Inhalte besonders effizient und es wird vermieden, dass fehlende Planung zu einer bloßen Aneinanderreihung einzelner und nicht aufeinander abgestimmter stand-alone Trainings führt.

Fazit

Compliance-Schulungen sind mehr als nur die reine Vermittlung von Wissen. So stellt einerseits die Komplexität der Materie hohe Anforderungen an die Qualität des Inhalts. Da die Mitarbeiter die Compliance-Werte und Regeln nach dem Training auch aktiv leben sollen, geht es andererseits auch um das Schaffen einer Compliance-Kultur. Deshalb gilt es, sein Augenmerk nicht nur auf einzelne gerade aktuelle Schulungsthemen zu richten, sondern ganzheitlich vorzugehen. Denn nur durch das optimale Zusammenspiel von Planung, Kommunikation und Schulung kann Compliance nachhaltig im Unternehmen verankert werden.

  

Über Sybille Frank

Sybille Frank ist seit 2010 Senior Consultant Training & Learning bei der SELECTEAM Deutschland GmbH. Die studierte Betriebswirtin mit Schwerpunkt Personalwesen verfügt über langjährige Erfahrung im Bereich Personalwesen und als Training & Processes Manager mit Verantwortung für Konzeption und Steuerung der weltweiten Compliance Trainings in einem Dax-30 Konzern. Seit mehr als 12 Jahren beschäftigte sie sich mit der Konzeption und Durchführung von Trainings, Workshops und virtuellen Klassenräumen und hat national und international mehr als 600 Trainings und Workshops durchgeführt. Weitere Arbeitsschwerpunkte sind Konzeption und Rollout von Präsenzschulungen und e-Learning Kursen sowie die Einführung von e-Learning und blended Learning in Unternehmen.

  


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